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個人情報取扱規程 (その1)

制定 2007年4月1日

社会福祉法人 浩喜会   理事長 加部東 延浩

 

第1章 総則

(目的)
第1条 本規程は、当社における個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 本規程において、各用語の定義は次の通りとする。
   

(1)個人情報

生存する「個人に関する情報」であって、特定の個人を識別することができるもの、又は他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものをいう。
「個人に関する情報」は、氏名、性別、生年月日等個人を識別する情報に限られず、個人の身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表す全ての情報であり、評価情報、公刊物等によって公にされている情報や、映像、音声も含まれ、暗号化されているかどうかを問わない。
なお、死者に関する情報が、同時に、遺族等の生存する個人に関する情報である場合には、当該生存する個人に関する情報となる。
また、「生存する個人」は日本国民に限られず、外国人も含まれるが、法人その他の団体は「個人」に該当しないため、法人などの団体に関する情報は含まれない。

(2) 個人情報データベース

特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、ファイルやカルテ、お客様台帳など個人情報を一定の規則(例えば、五十音順、生年月日順、作成日順等)に従って整理・分類し、他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいう。

(3) 個人データ

当社が管理する「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。

(4) 保有個人データ

当社が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の全てを行うことができる権限を有する「個人データ」をいう。ただし、以下に該当するものは除く。

@.当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの。
A.当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの。
B.当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの。
C.当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの。
D.6ヶ月以内に消去する(更新することは除く)こととなるもの。

(5) 本人

個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(6)部門長

個人情報を取扱う部門の長をいう。

(7)従業者

当社にあって、直接間接に当社の指揮監督を受けて、当社の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業員(正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等)のみならず、取締役、執行役、理事、監査役、監事、派遣社員も含まれる。

(8)利用目的

一連の個人情報の取扱いにより達成しようとする目的をいう。

(9)個人情報の取扱い

個人情報の取得、整理、分類、照合、処理、複製、委託、第三者提供、共同利用その他一切の利用、保有及び個人情報の廃棄、消去、破壊をいう。

(10)本人の同意

本人の個人情報が、当社によって示された取扱方法で取り扱われることを承諾する旨の当該本人の意思表示をいう。
具体的には本人による署名・捺印、同意する旨のメールの受信、同意する旨の確認欄へのチェック、同意する旨のボタンのクリック、音声入力やタッチパネルによる承諾を得ること等が挙げられる。

(11) 明示

本人に対し明確に示すことをいい、本人の同意は要しない。
本人に提示した契約書約款・アンケート用紙、または本人が閲覧できる掲示物・冊子等に明記すること、情報ネットワーク上においては自社ホームページもしくは本人の端末装置上に表示すること等をいう。

(12) 通知

直接知らしめることをいう。具体的には、面談、電話にて口頭で説明すること、電子メール、ファックスにて送信すること、文書を郵便で送付することなどが挙げられる。

(13) 公表

広く一般に自己の意思を知らしめること(不特定多数の人々が知ることができるように発表すること)をいう。具体的には、ホームページへの掲載をすること、店舗・事務所等に掲示あるいは備付けること、商品・パンフレット等に掲載すること、新聞・雑誌等に掲載すること等が挙げられる。

(14) 本人が容易に知り得る状態

本人が知ろうとすれば、時間的にも、その手段においても、容易に知ることができる状態に置くことをいう。具体的には、ホームページへの掲載をすること、店舗・事務所等に掲示あるいは備え付けすること、新聞・雑誌等に掲載すること等による公表が継続的に行われていること、当該事項を知るための方法をあらかじめ通知しておくこと等が挙げられる。

(15) 本人が知り得る状態

問合せ窓口を設けるなど、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいう。

(適用)
第3条 本規程は、従業者に適用する。
  2.本規程は、当社が現に保有している個人情報(その取扱いを委託されている個人情報を含む。)、及びその取扱いを委託している個人情報を対象とする。
(個人情報保護方針)
第4条 当社における個人情報の適法かつ適正な取扱いを確保するため、次の事項を含む個人情報保護方針を定める。
   

(1) 個人情報に関する法令を遵守するとともに、当社の事業内容に照らし適切に個人情報を取扱う旨の宣言文

(2) 「個人情報の保護に関する法律」により「公表」すること、「容易に知り得る状態」にすること、または「本人の知り得る状態」に置くことを義務付けられている下記各号に関する事項

@ 第11条により特定した利用目的
A 第三者提供に関する次の事項
  ・ 第三者提供を利用目的とすること
  ・ 第三者へ提供される個人データの項目
  ・ 第三者への提供の手段または方法
  ・ 本人の求めに応じて、当該本人が識別される個人データを第三者に提供することを停止すること

B 共同利用に関する次の事項
  ・ 特定の者との間で共同利用する旨
  ・ 共同して利用される個人データの項目
  ・ 共同して利用する者の範囲
  ・ 利用する者の利用目的
  ・ 共同利用される個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称

C 問合せ窓口に関する事項
  ・ 当社が対象事業者となる認定個人情報保護団体がある場合は、その名称及び申し出先を含む

D 第23条乃至第25条に定める、本人による個人情報の開示、訂正等、利用停止等の求めに応じる手続きに関する事項
  ・ 請求の受付窓口
  ・ 請求書の様式
  ・ 請求者が本人または代理人であることの確認の方法
  ・ 保有個人データを特定するため必要な事項
  ・ 手数料

(3) 個人情報の安全管理措置及び個人情報管理技術に関する事項

(4) 個人情報保護の社内体制に関する事項

(5) 評価・見直しに関する事項

  2.個人情報保護方針は、従業者に周知せしめるとともに、ホームページに掲載する等の措置を講じるものとする。
  3.個人情報保護方針は、社外に対して、プライバシーポリシーと称することができる。

 

 

 

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